3101 a. mécanismes d’autorisation relatifs aux processus de restitution, de transfert, de destruction et de suppression b. conditions de restitution, de transfert, de destruction et de suppression des documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques Exemples de conditions: 1. utilisation d’un transporteur ou d’un conditionnement spécifique dans le cadre de la restitution des documents analogiques 2. utilisation d’une déchiqueteuse pour la destruction des documents analogiques 3. utilisation de méthodes sécurisées et reconnues pour la suppression des archives numériques Ces conditions doivent être mises en application et supervisées de manière appropriée. c. Les informations relatives à la traçabilité de la dématérialisation ou de la conservation des documents et archives numériques concernés par le projet et qui devraient être conservées par l’organisation aussi longtemps que nécessaire c) La base de référence des mesures de sécurité et les mesures additionnelles mises en exploitation au niveau du système de dématérialisation ou de conservation SDC permettant d’assurer l’authenticité, la fiabilité et l’exploitation des documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques et des archives numériques du client pendant l’exécution des processus de dématérialisation ou de conservation A partir des spécifications des mécanismes de sécurité, l’organisation doit définir les mesures organisationnelles et techniques de la sécurité de l’information à mettre en œuvre dans le cadre du projet de dématérialisation ou de conservation pour protéger les éléments suivants tout au long de l’exécution des processus de dématérialisation ou de conservation: 1. les documents collectés (analogiques et numériques) 2. les documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques 3. les archives numériques. d) les niveaux de service liés à l’exécution du système de dématérialisation ou de conservation SDC NOTE: L’Annexe D décrit des exemples de niveaux de service liés à l’exécution des processus de dématérialisation ou de conservation. e) la gestion des changements organisationnels et techniques pouvant impacter les processus de dématérialisation ou de conservation, ainsi que le système de dématérialisation ou de conservation SDC f) la gestion des incidents (majeurs) impactant les processus de dématérialisation ou de conservation, ainsi que le système de dématérialisation ou de conservation SDC g) le processus et les modalités à appliquer pour l’évaluation des services ainsi que l’acceptation des services par le client h) le plan des tests pour s’assurer du respect de la définition du projet de dématérialisation ou de conservation pendant sa mise en œuvre i) les rôles et responsabilités du client et de l’organisation dans le cadre de la mise en œuvre du projet et les conséquences en cas de non-respect de ces rôles et de ces responsabilités Il convient que le client s’engage en particulier à: 1. respecter les dispositions définies dans le document contractuel établi avec l’organisation et relatif à son projet de dématérialisation ou de conservation défini avec l’organisation 2. soumettre à l’organisation des documents analogiques à dématérialiser ou numériques à conserver qui n’entravent pas les lois et réglementations applicables au Luxembourg et conformément aux dispositions définies dans le document contractuel encadrant le projet, comme par exemple le format et la structure des archives numériques à créer Si tel était le cas, il convient que le client s’engage à en informer l’organisation dans les plus brefs délais et à assumer les conséquences de la soumission de documents dans un format, une structure ou d’une nature différente de celle définie dans le document contractuel. 3. informer l’organisation dans un délai raisonnable de tout changement des exigences et du niveau de classification associés aux documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques 4. prendre des précautions adéquates lors de: a. l’accès aux documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou aux archives numériques b. l’accès et l’utilisation du système de dématérialisation ou de conservation SDC 5. fournir et maintenir une liste de personnes autorisées à: a. soumettre et à récupérer des documents analogiques b. accéder aux documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou aux archives numériques Mémorial A – N° 150 du 4 août 2015