3100 b. L’organisation doit identifier et évaluer les risques associés à la perte d’authenticité, de fiabilité et d’exploitation des documents concernés par le projet. Chaque risque identifié devrait être évalué selon une méthode d’appréciation du risque définie et commune au client et à l’organisation, de manière à en faciliter la compréhension. Les options adoptées pour les risques évalués ainsi que le plan de traitement du risque doivent être définis, documentés et acceptés par le client et l’organisation. NOTE: Il convient d’utiliser l’analyse de risques effectué dans le cadre du SMSI et lié à l’établissement des processus de dématérialisation ou de conservation afin d’identifier et d’évaluer les risques spécifiques aux documents concernés par le projet. 2. éléments opérationnels et techniques nécessaires à la collecte des documents à dématérialiser ou à conserver: a. format, grammage (dans le cadre la dématérialisation) et structure des documents à collecter b. type de collecte (manuelle, automatique) des documents c. moment de collecte des documents, volumétrie et fréquence de collecte d. exigences et niveaux de classification, incluant la définition de la durée de rétention, des documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques NOTE 1: Il est recommandé que le client définisse avec l’organisation les niveaux de classification des documents concernés par le projet, leur durée de rétention respective et les droits d’accès associés. Ces droits doivent être mis en œuvre par l’organisation aussi longtemps que des documents concernés par le projet sont sous sa responsabilité. Si le client émet des exigences particulières en matière de classification de documents ou d’archives numériques ou de règles d’accès, il appartient à l’organisation d’identifier et d’évaluer les risques inhérents à cette demande. Les options adoptées pour les risques évalués ainsi que le plan de traitement du risque doivent être définis, documentés et acceptés par le client et l’organisation. NOTE 2: Le client doit être sensibilisé quant au fait qu’il est responsable des exigences de classification définies et appliquées à ses documents (documents collectées, documents numériques ou archives numériques). e. calendriers et méthodes de restitution, de transfert, de destruction et de suppression des documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques NOTE: Les événements déclencheurs, comme le début effectif de la durée légale de rétention des documents ou des archives numériques, doivent être considérés dans la définition des calendriers de destruction et de suppression de ces documents ou de ces archives. 3. Au minimum, un niveau de classification de «confidentiel» doit être assigné par défaut par l’organisation pour tout type de document confié par un client et pour lequel le client n’a pas défini spécifiquement de niveau de classification et les mesures associées. L’organisation doit aussi s’assurer que le client est informé de mesures associées au niveau de classification «confidentiel», au minimum en les incluant au contrat. 4. éléments nécessaires à la création des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques: a. les métadonnées de description, comme l’identification des clients, la nature des documents concernés par le projet Les métadonnées doivent inclure les sources à partir desquelles elles ont été capturées. b. les métadonnées de contrôle associées à l’exécution de la dématérialisation ou de la conservation et générées par les actifs techniques (scanners, plateforme d’archivage) du système de dématérialisation ou de conservation SDC c. format et structure des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques à créer d. délai de création des documents numériques résultants de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques à partir du moment où les originaux ont été collectés, comme par exemple, dans les 24 heures suivant leur collecte e. conditions de stockage temporaire des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques et de leur disponibilité dans le temps, même en cas d’indisponibilité du système de dématérialisation SDC-D f. conditions de conservation aussi longtemps que nécessaire des archives numériques et de leur disponibilité dans le temps, même en cas d’indisponibilité du système de conservation SDC-C g. conditions de conversion (si nécessaire) des archives numériques dans un format différent que le format initial 5. éléments nécessaires à la restitution, au transfert, à la destruction et à la suppression des documents collectés (analogiques et numériques), des documents numériques résultant de la numérisation des documents analogiques ou des archives numériques: Mémorial A – N° 150 du 4 août 2015