3071 convient également de créer une archive numérique de telle manière à pouvoir y associer un ensemble de métadonnées destinées en particulier à suivre son évolution dans le temps. NOTE 2: Les Normes internationales ISO 14721:2012 [2], ISO/IEC 15489-1:2001 [3] ISO 23081-1:2006 et ISO230812:2009 [4] décrivent des lignes directrices en matière de gestion des métadonnées associées à des documents numériques ou des archives numériques. 3. à la conversion (si nécessaire et à la demande du client) des archives numériques dans un format différent de leur format initial 4. à la suppression des documents numériques dont le versement dans le SDC-C a été confirmé 5. à la conservation des archives numériques aussi longtemps que nécessaire. c) restitution, transfert et suppression des archives numériques Ce processus correspond: 1. à la restitution partielle ou totale des archives numériques par l’organisation auprès du client ou à leur récupération partielle ou totale par ce dernier; NOTE: Le mot partiel doit être compris comme des informations liées à l’archive numérique et non l’archive numérique en tant que telle. La restitution partielle d’une archive numérique peut par exemple correspondre à la transmission par le SDC-C d’informations liées à l’existence de cette archive en réponse à une requête soumise par un client souhaitant disposer d’une confirmation de son archivage effectif. 2. au transfert des archives numériques par l’organisation auprès d’un tiers; 3. à la suppression des archives numériques par l’organisation. Système de conservation SDC-C Système composé d’un ensemble d’actifs techniques permettant le stockage temporaire des documents numériques en vue de leur archivage, leur conversion en archives numériques, leur suppression et la conservation des archives numériques aussi longtemps que nécessaire, leur exploitation, leur restitution partielle ou totale, leur transfert et leur suppression. 5.3.3 Principes de sécurité de l’information L’établissement des processus de dématérialisation ou de conservation au sein d’une organisation nécessite la conformité aux principes suivants de la sécurité de l’information afin de garantir une confidentialité, une intégrité et une disponibilité des documents analogiques et numériques et des archives numériques aussi longtemps que nécessaire: Authenticité L’organisation doit pouvoir démontrer que toutes les activités effectuées dans le cadre de l’établissement des processus de dématérialisation ou de conservation sont authentiques, à savoir que l’organisation peut prouver que: a) le document analogique ou numérique a bien été transmis par la personne qui est supposée l’avoir transmis; b) le document numérique résultant de la numérisation d’un document analogique ou l’archive numérique a bien été créé par la personne ou le système au moment présumé; c) le document numérique ou l’archive numérique est bien ce qu’il est supposé être. Fiabilité L’organisation doit pouvoir démontrer que: a) toutes les activités effectuées dans le cadre de l’établissement des processus de dématérialisation ou de conservation sont fiables, c’est-à-dire exécutées conformément aux politiques et aux procédures définies et mises en œuvre par l’organisation en la matière; b) le document numérique ou l’archive numérique créé et exploité est conforme et non modifié de son état original ou par des modifications non autorisées. Exploitation L’exploitation des processus de dématérialisation ou de conservation doit pouvoir permettre de créer un document numérique ou une archive numérique qui soit à tout moment localisable, lisible, intelligible, utilisable avec les informations nécessaires à la compréhension de son origine et disponible aussi longtemps que nécessaire. L’organisation doit par conséquent définir et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour contrôler la collecte, la création, le stockage, la conservation, l’exploitation, la restitution partielle ou totale, le transfert, la destruction éventuelle de documents analogiques et la suppression de documents numériques ou d’archives numériques de manière à s’assurer de leur origine, de leur protection contre les accès, modifications, altérations, destructions et suppressions non autorisées, de leur utilisation et de leur disponibilité aussi longtemps que nécessaire. Mémorial A – N° 150 du 4 août 2015