3097 c) la restitution, le transfert et la suppression des archives numériques La suppression d’un document numérique collecté par l’organisation dans le cadre du processus de conservation doit uniquement être réalisée à compter de sa conservation effective en tant qu’archive numérique par le SDC-C. L’organisation doit notifier le client d’une suppression programmée d’une archive numérique du client si un calendrier de suppression spécifique à cette archive a été rédigé lors de la définition du projet de conservation. En cas d’absence de calendrier de suppression pour une archive numérique, l’organisation doit demander au préalable au client l’autorisation de la supprimer. 12.9.2.4 Exemples Voici des exemples de règles à suivre pour certaines activités des processus sous-jacents: a) Activité «collecte des documents numériques» Exemples de règles à suivre pour cette activité: 1. vérification du nombre de documents numériques collectés en vue de leur archivage électronique et de leur intégrité par rapport aux informations transmises par le client 2. surveillance de la remontée d’alertes du SDC-C pour s’assurer que les documents numériques collectés ne contiennent pas de codes malveillants 3. inventaire du nombre et des types d’erreurs survenues pendant la collecte des documents numériques Si une erreur nécessite le retrait de documents numériques, cette information doit être enregistrée dans le SDC-C comme une anomalie avec l’identifiant de chaque document concerné par cette erreur. 4. génération par le SDC-C d’une preuve attestant de la collecte effective des documents numériques en les énumérant avec leur identifiant associé, en mentionnant la date et l’heure de leur collecte par le SDC-C et en signalant les erreurs survenues pendant leur collecte 5. validation par écrit de cette preuve par un utilisateur du SDC-C en utilisant un dispositif sécurisé de création de signature et un certificat électronique qualifié répondant aux exigences définies par l’Union européenne en la matière 6. horodatage de la preuve signée par une autorité d’horodatage qualifiée 7. transmission de la preuve signée et horodatée au client par l’utilisation d’un protocole sécurisé de transmission d’information. Tout changement significatif (changement d’instructions d’exploitation des journaux d’événements, modification de la gestion des sauvegardes et de leur restauration) des procédures d’administration, d’opérations et de sécurité du système de conservation SDC-C et des procédures d’exploitation du processus de conservation doit être justifié et faire l’objet d’une approbation préalable des clients (internes ou externes à l’organisation) du processus de conservation et qui sont impactés par ce changement. 12.9.2.5 Exigences par rapport aux règles Les règles définies dans ces procédures doivent: a) être mises en œuvre et respectées par le personnel concerné (de l’organisation et des fournisseurs) b) être conformes aux lois et aux règlements en vigueur au Luxembourg c) respecter les bonnes pratiques en la matière définies dans des normes et des référentiels reconnus d) être revues par le responsable du processus de conservation de manière régulière (au moins une fois par an), suite à une modification significative du SDC-C et du processus de conservation. L’exécution des procédures d’administration, d’opérations et de sécurité du système de conservation SDC-C et des procédures d’exploitation du processus de conservation doit être évaluable par un tiers pouvant attester de la conformité des activités effectuées par le personnel concerné par rapport aux règles définies dans ces procédures pour s’assurer que les documents numériques ont été correctement collectés, utilisés et détruits, et que les archives numériques ont été correctement créées, exploitées, restituées, transférées ou supprimées. Il convient de conserver les preuves de la conformité des activités effectuées par le personnel concerné par rapport aux politiques et aux procédures liées au processus de conservation exécuté par l’organisation en utilisant des supports de stockage pérenne pour une conservation appropriée aussi longtemps que nécessaire. 12.9.2.6 Preuves En particulier les preuves suivantes doivent être conservées: a) rapports de conversion d’un lot de documents numériques en archives numériques b) rapports d’activités des utilisateurs du SDC-C c) rapports de mises à jour du SDC-C, d’incidents ou de changements liés au SDC-C d) rapports de revue des journaux d’événements du SDC-C. Mémorial A – N° 150 du 4 août 2015