3089 12.8.2.3 Règles à suivre dans le cadre de l’exécution des activités de dématérialisation Les règles à suivre dans le cadre de l’exécution des activités des processus suivants sous-jacents au processus de dématérialisation doivent être documentées: a) collecte des documents analogiques b) création et stockage temporaire des documents numériques c) stockage temporaire des documents analogiques d) restitution, transfert, destruction éventuelle des documents analogiques et suppression des documents numériques. NOTE: Il convient que la destruction des documents analogiques et la suppression des documents numériques gérés par l’organisation pour le compte d’un client (interne ou externe à l’organisation) soit uniquement réalisée à compter de la confirmation par écrit de la réception des documents numériques par le client et que ces documents constituent la reproduction fidèle des documents analogiques originaux. 12.8.2.4 Exemples Voici des exemples de règles à suivre dans le cadre de l’exécution de certaines activités de processus sous-jacents au processus de dématérialisation: a) activité «déplacement du personnel de l’organisation vers le lieu de collecte des documents analogiques des clients» Il convient en particulier de respecter les règles suivantes: 1. déplacement en équipe composée au minimum de 2 personnes 2. création d’un bordereau de récupération comprenant les spécifications liées aux documents analogiques à collecter, comme par exemple le nombre de cartons ou de documents, le poids des cartons et la nature des documents analogiques 3. identification de la personne du client soumettant les documents analogiques pour vérifier qu’elle figure bien sur la liste des personnes habilitées par le client à effectuer cette tâche 4. contrôle que les documents analogiques à collecter correspondent bien aux spécifications mentionnées sur le bordereau de récupération; b) activité «collecte effective des documents analogiques» Il convient en particulier de respecter les règles suivantes: 1. chargement des documents analogiques dans des containers sécurisés et localisés dans le véhicule de transport 2. scellement des containers 3. approbation par la personne du client soumettant les documents analogiques de leur collecte adéquate; c) activité «conversion des documents analogiques en documents numériques» Il convient en particulier de respecter les règles suivantes: 1. préparation des documents analogiques à dématérialiser en les regroupant par lot et assignement d’un identifiant unique à chaque document et à chaque lot 2. utilisation d’un mécanisme d’authentification appropriée et sécurisée par l’utilisateur du SDC-D afin d’accéder aux fonctionnalités du SDC-D pour effectuer la dématérialisation des documents analogiques 3. numérisation effective des documents analogiques contenus dans un lot avec l’insertion éventuelle de métadonnées de description et de contrôle NOTE: Il convient que la numérisation des documents analogiques contenus dans un lot ne démarre pas avant que le précédent lot de documents analogiques soit traité dans son entièreté, à moins que l’intégrité de la conversion en documents numériques des documents analogiques de ce précédent lot puisse être conservée et soit évaluable par un tiers pouvant attester de cette préservation d’intégrité. 4. assignement d’un identifiant unique comme par exemple, une empreinte digitale à chaque document numérique résultant de la numérisation d’un document analogique 5. inventaire du nombre et des types d’erreurs survenues pendant le traitement du lot Si une erreur nécessite le retrait de documents analogiques, cette information doit être enregistrée dans le SDC-D comme une anomalie avec l’identifiant de chaque document concerné par cette erreur 6. vérification de l’adéquation du nombre de documents analogiques en entrée (ou du nombre de pages composant ces documents) avec le nombre de documents (ou de pages) en sortie (numériques et analogiques rejetés) pour le lot Il convient que cette vérification soit effectuée de manière automatique par le SDC-D ou de manière manuelle par l’utilisateur du SDC-D responsable de la numérisation de ce lot 7. vérification du contenu des documents numériques résultants de la numérisation de documents analogiques pour s’assurer de la reproduction conforme à l’original Mémorial A – N° 150 du 4 août 2015