Personal Information Protection and Electronic Documents SCHEDULE 1 Principles Set Out in the National Standard of Canada Entitled Model Code for the Protection of Personal Information, CAN/CSA-Q830-96 Protection des renseignements personnels et documents électroniques ANNEXE 1 Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 Une organisation peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation. 4.5.3 4.5.3 Personal information that is no longer required to fulfil the identified purposes should be destroyed, erased, or made anonymous. Organizations shall develop guidelines and implement procedures to govern the destruction of personal information. On devrait détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins précisées. Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels. 4.5.4 4.5.4 This principle is closely linked to the Consent principle (Clause 4.3), the Identifying Purposes principle (Clause 4.2), and the Individual Access principle (Clause 4.9). Ce principe est étroitement lié au principe du consentement (article 4.3), à celui de la détermination des fins auxquelles la collecte est destinée (article 4.2), ainsi qu’à celui de l’accès individuel (article 4.9). 4.6 Principle 6 — Accuracy 4.6 Sixième principe — Exactitude Personal information shall be as accurate, complete, and upto-date as is necessary for the purposes for which it is to be used. Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. 4.6.1 4.6.1 The extent to which personal information shall be accurate, complete, and up-to-date will depend upon the use of the information, taking into account the interests of the individual. Information shall be sufficiently accurate, complete, and upto-date to minimize the possibility that inappropriate information may be used to make a decision about the individual. Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l��usage auquel ils sont destinés, compte tenu des intérêts de la personne. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision à son sujet. 4.6.2 4.6.2 An organization shall not routinely update personal information, unless such a process is necessary to fulfil the purposes for which the information was collected. Une organisation ne doit pas systématiquement mettre à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. 4.6.3 4.6.3 Personal information that is used on an ongoing basis, including information that is disclosed to third parties, should generally be accurate and up-to-date, unless limits to the requirement for accuracy are clearly set out. Les renseignements personnels qui servent en permanence, y compris les renseignements qui sont communiqués à des tiers, devraient normalement être exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies. 4.7 Principle 7 — Safeguards 4.7 Septième principe — Mesures de sécurité Personal information shall be protected by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information. Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. 4.7.1 4.7.1 The security safeguards shall protect personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. Organizations shall protect personal information regardless of the format in which it is held. Les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les organisations doivent protéger les renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Current to June 1, 2022 Last amended on June 21, 2019 53 À jour au 1 juin 2022 Dernière modification le 21 juin 2019