Personal Information Protection and Electronic Documents SCHEDULE 1 Principles Set Out in the National Standard of Canada Entitled Model Code for the Protection of Personal Information, CAN/CSA-Q830-96 Protection des renseignements personnels et documents électroniques ANNEXE 1 Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 4.4 Principle 4 — Limiting Collection 4.4 Quatrième principe — Limitation de la collecte The collection of personal information shall be limited to that which is necessary for the purposes identified by the organization. Information shall be collected by fair and lawful means. L’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. 4.4.1 4.4.1 Organizations shall not collect personal information indiscriminately. Both the amount and the type of information collected shall be limited to that which is necessary to fulfil the purposes identified. Organizations shall specify the type of information collected as part of their information-handling policies and practices, in accordance with the Openness principle (Clause 4.8). Les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. On doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Conformément au principe de la transparence (article 4.8), les organisations doivent préciser la nature des renseignements recueillis comme partie intégrante de leurs politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements. 4.4.2 4.4.2 The requirement that personal information be collected by fair and lawful means is intended to prevent organizations from collecting information by misleading or deceiving individuals about the purpose for which information is being collected. This requirement implies that consent with respect to collection must not be obtained through deception. L’exigence selon laquelle les organisations sont tenues de recueillir des renseignements personnels de façon honnête et licite a pour objet de les empêcher de tromper les gens et de les induire en erreur quant aux fins auxquelles les renseignements sont recueillis. Cette obligation suppose que le consentement à la collecte de renseignements ne doit pas être obtenu par un subterfuge. 4.4.3 4.4.3 This principle is linked closely to the Identifying Purposes principle (Clause 4.2) and the Consent principle (Clause 4.3). Ce principe est étroitement lié au principe de détermination des fins auxquelles la collecte est destinée (article 4.2) et à celui du consentement (article 4.3). 4.5 Principle 5 —Limiting Use, Disclosure, and Retention 4.5 Cinquième principe — Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation Personal information shall not be used or disclosed for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required by law. Personal information shall be retained only as long as necessary for the fulfilment of those purposes. Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. 4.5.1 4.5.1 Organizations using personal information for a new purpose shall document this purpose (see Clause 4.2.1). Les organisations qui se servent de renseignements personnels à des fins nouvelles doivent documenter ces fins (voir article 4.2.1). 4.5.2 4.5.2 Organizations should develop guidelines and implement procedures with respect to the retention of personal information. These guidelines should include minimum and maximum retention periods. Personal information that has been used to make a decision about an individual shall be retained long enough to allow the individual access to the information after the decision has been made. An organization may be subject to legislative requirements with respect to retention periods. Les organisations devraient élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation. On doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise. Current to June 1, 2022 Last amended on June 21, 2019 52 À jour au 1 juin 2022 Dernière modification le 21 juin 2019